Les 200 collectivités territoriales qui mettent en oeuvre un budget participatif sur leur territoire le savent bien : souvent sous-estimée, la phase d’analyse des projets est pourtant au coeur du dispositif.
La mise en place d’un budget participatif est parfois douloureuse pour certaines collectivités, submergées par le nombre de projets à faire évaluer par des services plus ou moins préparés aux spécificités d’un budget participatif et à la charge de travail qu’il induit.
Leader des budgets participatifs en France, désireux d’apporter à nos collectivités clientes une solution efficace pour faciliter le travail d’analyse mené par les services, nous avons travaillé plusieurs mois pour concevoir et développer un outil d’analyse intégré à la plateforme. Cet outil, de son petit nom AGUI (pour Analysis Graphical User Interface) permet aux équipes de piloter l’ensemble de la phase d’analyse depuis la plateforme, mais aussi à tous les services concernés de pouvoir réaliser leur travail sur cette même plateforme.
Fini, donc, les tableurs excel circulant de service en service, les boucles mails infinies et la perte de temps et d’énergie pour organiser un travail par essence transversal. AGUI vous fait gagner un temps considérable en vous permettant de tout faire en ligne ! Le must ? Nul besoin pour les agents concernés de maîtriser parfaitement le numérique : l’analyse se fait très simplement depuis l’interface utilisateur.
Comment fonctionne l’outil ? Qu’apporte t-il vraiment ? Nous vous détaillons ci-dessous les 6 raisons pour lesquelles AGUI vous permet d’optimiser le travail d’analyse au sein de votre organisation.
Préparer l’analyse complète en moins d’1 heure
Chaque collectivité fonctionne avec ses propres flux de travail et circuits de validation (le fameux “workflow”, en anglais dans le texte). Nous avons donc conçu un outil susceptible de s’adapter à différents contextes.
L’outil comprend ainsi 3 rôles :
le rôle d’analyste, à qui l’on assigne des projets à évaluer. Il propose son analyse.
le rôle (optionnel) de superviseur, qui comme son nom l’indique, supervise et valide le travail fourni par les analystes. Celui-ci rend un avis. Dans certaines collectivités, il peut s’agir d’un directeur / directrice de service ou du DGS.
le rôle de décideur, qui prend la décision finale et valide ce qui sera publié sur la plateforme et communiqué au porteur de projet lors de la publication des résultats. Il rend une décision.
L’une des premières tâches de l’équipe en charge du budget participatif est d’organiser la répartition des projets déposés par les habitants aux personnes et/ou services en charge de les analyser.
Avec AGUI, il est possible d’assigner des projets en masse à un ou plusieurs analystes, un superviseur et un décideur. Par exemple, les projets d’une catégorie donnée (ex : Urbanisme) vont être assignés aux personnes référentes au sein des services.
Un système nativement collaboratif
Le plus souvent, l’analyse d’un projet mobilise plusieurs personnes, notamment lorsque l’analyse technique, juridique et financière se fait concomitamment, nécessitant l’expertise de différents services.
Notre outil permet donc la multi-analyse, à partir d’un même formulaire d’évaluation. Une section de ce formulaire peut être réservée à un analyste selon son champ de compétence.
Dans la capture d’écran ci-dessous, Louise, Thibaut et Maxine sont par exemple tous les trois chargés de rendre leur avis sur le projet.
Chacun sait précisément ce qu’il a à faire
Lorsqu’un analyste, un superviseur ou un décideur est assigné à un ou plusieurs projets participatifs, celui-ci reçoit une notification automatique d’assignation (idem en cas de désassignation).
A partir du moment où un analyste a été assigné, il a accès à un espace dédié sur l’interface utilisateur où sont listées l’ensemble des propositions qui lui ont été assignées.
En cliquant sur une proposition, l’analyste/superviseur/décideur accède directement à la proposition ainsi qu’à un panel d’analyse lui permettant de remplir son questionnaire d’évaluation.
Contacter l’auteur d’un projet en un clic
Parce que les formulaires de dépôt d’un budget participatif sont souvent réduits à quelques champs de description d’une idée, il arrive souvent que les services en charge de l’évaluation des projets aient besoin de contacter l’auteur d’une proposition pour lui demander des précisions et/ou ajustements.
Afin de faciliter cette prise de contact, celle-ci peut se faire directement depuis le panel d’analyse par l’analyste lui-même. Un gain de temps précieux pour l’équipe projet, qui n’a pas à aller chercher les coordonnées d’un porteur de projet dans les exports ni à faire la mise en relation.
Un tableau de bord digne d’un avion de chasse
Afin d’aider l’équipe projet d’un budget participatif à piloter la phase d’analyse, nous avons créé un tableau de bord, qui vous permet de suivre les avancées du travail de chacun. Ces avancées se matérialisent par des pastilles, avec une couleur et un picto différent pour chacun.
Des filtres (Zone, Catégorie, Analyste, Superviseur, Décideur) vous permettent de naviguer facilement au sein de ce tableau de bord, selon vos besoins.
Un outil de suivi indispensable pour organiser vos éventuelles relances et vous assurer que le travail sera effectué dans les temps impartis.
Fini la corvée de la configuration
Imaginez : l’analyse des projets a été faite. Il vous faut donc appliquer la décision pour chacun des projets par la publication d’une réponse officielle et l’attribution d’un statut (ex : soumis au vote, hors cadre, non retenu, déjà prévu…), puis déplacer les projets éligibles à l’étape de vote. C’est le moment de paniquer ou de vous dire que vous avez bien fait d’opter pour la solution de Capco. Le paramétrage des décisions (voir le point 1 du présent article) permet de tout déclencher automatiquement en un clic. La prise en compte est immédiate ou se fera en simultané sur toutes les propositions à la date que vous souhaitez.
Une dernière chose…
Nous nous sommes associés étroitement avec nos collectivités clientes pour concevoir toutes ces améliorations, notamment dans le cadre du réseau d’échanges que nous avons initié avec elles il y a plus de 3 ans. Chacune d’entre vous, par vos partages d’expérience, vos commentaires et vos suggestions, nous a aidés à façonner cette nouvelle expérience du produit Cap Collectif. Merci !
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