Organiser une visioconférence sur la plateforme cap collectif pour animer votre communauté

Dès aujourd’hui, organisez un événement en visioconférence directement sur votre plateforme. On vous explique tout ici ↓ 

Faciliter vos échanges avec les participant·es

On ne le répétera jamais assez : le numérique n’est pas magique. Mettre en place une plateforme en ligne ne vous permettra pas miraculeusement d’atteindre une participation quantitative et qualitative. Une des clés pour y parvenir ? Intégrer des ateliers d’échanges et de dialogue avec le public dans votre démarche en ligne !

 

Bien menés, en cohérence avec votre démarche numérique, ces temps vous permettront d’augmenter et diversifier le public visé, d’approfondir les contributions récoltées, tout en crédibilisant votre démarche. 

 

Besoin d’exemples pour vous convaincre ? 

En amont de la participation en ligne

  • Atelier de co-rédaction du règlement pour votre budget participatif ou appel à projets avec les futur·es participant·es
  • Atelier de co-construction de la démarche de concertation ou des contenus de consultation avec tout ou une partie du public visé
  • Événement de lancement de votre démarche

Après la participation en ligne

  • Réunion d’information et de présentation de la démarche en cours
  • Atelier d’aide à la rédaction dans le cadre d’un budget participatif ou un appel à projets
  • Atelier de formulation de propositions dans le cadre  d’une consultation

Après la participation en ligne

  • Événement de restitution des résultats de votre démarche
  • Atelier d’approfondissement des contributions avec les participant·es 
  • Atelier de retour et d’évaluation sur la démarche menée
  • Réunion de suivi du projet

Ces ateliers sont d’ordinaire organisés en présentiel. Mais la crise sanitaire et l’interdiction des rassemblements nous ont poussés à repenser nos façons de faire. Comment poursuivre au mieux votre démarche participative dans ces conditions ? 

 

C’est ici que notre nouvel outil de visioconférence entre en scène !

Et concrètement, comment ça marche ?

Du côté des administrateur·rices : rien de plus simple ! Au moment de créer votre événement, choisissez simplement si celui-ci aura lieu en présentiel ou en ligne, ainsi que la personne qui en assurera l’animation.  Et pour les participant·es ? C’est tout aussi facile ! La visioconférence se déroulera sur la page de l’événement. Une mention « En direct » s’affichera sur sa vignette lorsque l’événement aura commencé.

Vignette de lancement de la visioconférence

Les participant·es pourront rejoindre l’événement, même sans être connecté·es à la plateforme. Une fonction “Replay” est également disponible pour partager vos échanges avec les absent·es.  L’outil a été pensé comme un site de vidéos en streaming, ne demandant que très peu d’actions aux participant·es, utile notamment pour les publics les moins adeptes du numérique.   Les visioconférences sur la plateforme cap-collectif En quelques clics, cet outil vous permet donc d’échanger simplement avec les participant·es tout au long de votre démarche. Que vous deviez organiser des événements annulés à cause de la crise sanitaire, ou que vous aviez délaissé les ateliers présentiels trop coûteux et énergivores, la visioconférence répondra à vos demandes.  commentaire laissé lors d'une visioconférence cap-collectif

Alors, quel sera votre premier événement en ligne ?

Les 200 collectivités territoriales qui mettent en oeuvre un budget participatif sur leur territoire le savent bien : souvent sous-estimée, la phase d’analyse des projets est pourtant au coeur du dispositif.

La mise en place d’un budget participatif est parfois douloureuse pour certaines collectivités, submergées par le nombre de projets à faire évaluer par des services plus ou moins préparés aux spécificités d’un budget participatif et à la charge de travail qu’il induit.

Leader des budgets participatifs en France, désireux d’apporter à nos collectivités clientes une solution efficace pour faciliter le travail d’analyse mené par les services, nous avons travaillé plusieurs mois pour concevoir et développer un outil d’analyse intégré à la plateforme. Cet outil, de son petit nom AGUI (pour Analysis Graphical User Interface) permet aux équipes de piloter l’ensemble de la phase d’analyse depuis la plateforme, mais aussi à tous les services concernés de pouvoir réaliser leur travail sur cette même plateforme.

Fini, donc, les tableurs excel circulant de service en service, les boucles mails infinies et la perte de temps et d’énergie pour organiser un travail par essence transversal. AGUI vous fait gagner un temps considérable en vous permettant de tout faire en ligne ! Le must ? Nul besoin pour les agents concernés de maîtriser parfaitement le numérique : l’analyse se fait très simplement depuis l’interface utilisateur.

Comment fonctionne l’outil ? Qu’apporte t-il vraiment ? Nous vous détaillons ci-dessous les 6 raisons pour lesquelles AGUI vous permet d’optimiser le travail d’analyse au sein de votre organisation.

Préparer l’analyse complète en moins d’1 heure

Chaque collectivité fonctionne avec ses propres flux de travail et circuits de validation (le fameux “workflow”, en anglais dans le texte). Nous avons donc conçu un outil susceptible de s’adapter à différents contextes.

L’outil comprend ainsi 3 rôles :

  • le rôle d’analyste, à qui l’on assigne des projets à évaluer. Il propose son analyse.
  • le rôle (optionnel) de superviseur, qui comme son nom l’indique, supervise et valide le travail fourni par les analystes. Celui-ci rend un avis. Dans certaines collectivités, il peut s’agir d’un directeur / directrice de service ou du DGS.
  • le rôle de décideur, qui prend la décision finale et valide ce qui sera publié sur la plateforme et communiqué au porteur de projet lors de la publication des résultats. Il rend une décision. 

L’une des premières tâches de l’équipe en charge du budget participatif est d’organiser la répartition des projets déposés par les habitants aux personnes et/ou services en charge de les analyser.

Avec AGUI, il est possible d’assigner des projets en masse à un ou plusieurs analystes, un superviseur et un décideur. Par exemple, les projets d’une catégorie donnée  (ex : Urbanisme) vont être assignés aux personnes référentes au sein des services.

Etapes pour assigner un décideur

Un système nativement collaboratif 

Le plus souvent, l’analyse d’un projet mobilise plusieurs personnes, notamment lorsque l’analyse technique, juridique et financière se fait concomitamment, nécessitant l’expertise de différents services.

Notre outil permet donc la multi-analyse, à partir d’un même formulaire d’évaluation. Une section de ce formulaire peut être réservée à un analyste selon son champ de compétence.

Dans la capture d’écran ci-dessous, Louise, Thibaut et Maxine sont par exemple tous les trois chargés de rendre leur avis sur le projet.

le phase d'analyse des projets lors d'un budget participatif

Chacun sait précisément ce qu’il a à faire 

Lorsqu’un analyste, un superviseur ou un décideur est assigné à un ou plusieurs projets, celui-ci reçoit une notification automatique d’assignation (idem en cas de désassignation). 

A partir du moment où un analyste a été assigné, il a accès à un espace dédié sur l’interface utilisateur où sont listées l’ensemble des propositions qui lui ont été assignées.

En cliquant sur une proposition, l’analyste/superviseur/décideur accède directement à la proposition ainsi qu’à un panel d’analyse lui permettant de remplir son questionnaire d’évaluation.

analyse d'un budget participatif

Contacter l’auteur d’un projet en un clic

Parce que les formulaires de dépôt d’un budget participatif sont souvent réduits à quelques champs de description d’une idée, il arrive souvent que les services en charge de l’évaluation des projets aient besoin de contacter l’auteur d’une proposition pour lui demander des précisions et/ou ajustements. 

Afin de faciliter cette prise de contact, celle-ci peut se faire directement depuis le panel d’analyse par l’analyste lui-même. Un gain de temps précieux pour l’équipe projet, qui n’a pas à aller chercher les coordonnées d’un porteur de projet dans les exports ni à faire la mise en relation.

fenetre d'envoie de message a l'autrice de la proposition lors d'un budget participatif

Un tableau de bord digne d’un avion de chasse 

Afin d’aider l’équipe projet d’un budget participatif à piloter la phase d’analyse, nous avons créé un tableau de bord, qui vous permet de suivre les avancées du travail de chacun. Ces avancées se matérialisent par des pastilles, avec une couleur et un picto différent pour chacun. 

Des filtres (Zone, Catégorie, Analyste, Superviseur, Décideur) vous permettent de naviguer facilement au sein de ce tableau de bord, selon vos besoins.

Un outil de suivi indispensable pour organiser vos éventuelles relances et vous assurer que le travail sera effectué dans les temps impartis. 

exemple de pictogramme lors de la phase d'analyse d'un budget participatif

Fini la corvée de la configuration 

Imaginez : l’analyse des projets a été faite. Il vous faut donc appliquer la décision pour chacun des projets par la publication d’une réponse officielle et l’attribution d’un statut (ex : soumis au vote, hors cadre, non retenu, déjà prévu…), puis déplacer les projets éligibles à l’étape de vote. C’est le moment de paniquer ou de vous dire que vous avez bien fait d’opter pour la solution de Capco. Le paramétrage des décisions (voir le point 1 du présent article) permet de tout déclencher automatiquement en un clic. La prise en compte est immédiate ou se fera en simultané sur toutes les propositions à la date que vous souhaitez. 

Une dernière chose…

Nous nous sommes associés étroitement avec nos collectivités clientes pour concevoir toutes ces améliorations, notamment dans le cadre du réseau d’échanges que nous avons initié avec elles il y a plus de 3 ans. Chacune d’entre vous, par vos partages d’expérience, vos commentaires et vos suggestions, nous a aidés à façonner cette nouvelle expérience du produit Cap Collectif. Merci !

 

A quel besoin répond cette nouveauté ?

Depuis sa création, Cap Collectif a fait le choix d’opérer en marque blanche. Autrement dit, nous n’apparaissons pas sur les plateformes de nos clients, qui peuvent déployer un site entièrement à leurs couleurs, avec une grande variété de choix de personnalisation (URL, icône du site, couleurs, visuels, étapes d’un projet, pages de contenu, sections de la page d’accueil…) 

L’utilisation de code personnalisé nous permet également d’aller plus loin dans la personnalisation des plateformes de nos clients, notamment concernant la police d’écriture. Un vrai plus, mais jusqu’à présent réservé aux clients ayant recours à nos services pour le faire.

Nous sommes fiers de vous annoncer aujourd’hui que nous avons franchi une nouvelle étape en matière de personnalisation : désormais, nos clients peuvent personnaliser la police d’écriture de leur site en un clic, depuis le back office de la plateforme !

Notre solution

Un large choix de polices pré-intégrées 

14 polices d’écriture – les plus courantes – ont été pré-intégrées sur la plateforme. 

Il est possible de choisir deux polices d’écriture différentes : une pour les titres et une pour les corps de texte. Un simple clic suffit pour appliquer automatiquement les modifications sur la plateforme. Une vraie prouesse côté tech, puisqu’il s’agit de la première page en temps réel du back office de Cap Collectif.

Ajouter une police personnalisée 

Si vous ne trouvez pas votre bonheur parmi les 14 polices d’écriture pré-intégrées, vous avez la possibilité d’ajouter vous-même votre propre police d’écriture (les formats les plus courants sont acceptés). 

Pour conclure, cette fonctionnalité est donc une nouvelle option de personnalisation de la plateforme. Une nouveauté qui en appelle sans doute d’autres. Et vous, quelle option de personnalisation aimeriez-vous avoir sur votre plateforme ?

Besoin de + d’infos ?
–> Si vous êtes client et que vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité, rendez-vous sur notre aide en ligne.
–> Si vous êtes intéressé.e pour découvrir la plateforme de Cap Collectif, une démo est à portée de clic
–> Si vous souhaitez suivre nos actualités, inscrivez-vous à notre newsletter 🙂

A quel besoin répond cette nouveauté ? 


La possibilité de configurer des URLs personnalisées sur sa plateforme permet de communiquer sur un projet participatif et non sur l’URL générique de la plateforme. Un besoin important pour les clients qui ont un usage régulier et diversifié de notre outil. Dans ce cas de figure, la plateforme concentre en effet l’ensemble des démarches participatives d’un client, comme le montre cet exemple de la Ville et Métropole de Nantes. 

Or,  comment communiquer efficacement sur un nouveau projet participatif avec une URL générique ou, pire, une URL à rallonge ? 

Signe que cette problématique est importante pour nos clients : la fonctionnalité d’URLs personnalisées nous a été demandée via la boîte à idées que nous avons mise en place auprès de nos collectivités partenaires. L’objectif de cette boîte à idées est de permettre à nos clients de nous suggérer des améliorations à apporter à la plateforme. 

Notre solution


Principe

Concrètement, la nouvelle fonctionnalité proposée vous permet de transformer un lien long en un lien court de votre choix. Vous pouvez par exemple transformer :

  • ce lien long : https://participation.lametro.fr/project/renouvellement-de-la-flotte-de-bus-de-la-semitag/questionnaire/questionnaire
  • en ce lien personnalisé et beaucoup plus court : https://participation.lametro.fr/nouveaux-bus

L’intégration d’un service tiers

Afin de permettre à nos clients de personnaliser leurs URLs, nous avons choisi d’intégrer à notre plateforme le service redirection.io, développé par nos amis de Jolicode

L’utilisation d’un service tiers performant, maintenu par une équipe dédiée, est une solution d’efficacité pour nos clients comme pour Cap Collectif. 

Nous avons conçu un tutoriel pas à pas (disponible sur notre aide en ligne pour nos clients), pour vous permettre de gérer vos URLs et répercuter vos paramètres automatiquement sur la plateforme Cap Collectif, grâce à la clé projet.

Migration depuis une ancienne plateforme ? 

Dans le cas d’une refonte de site internet, comme le passage d’une plateforme existante à une plateforme Cap Collectif, les URLs vont très probablement changer. Pour éviter que de tels changements vous soient préjudiciables (perte de SEO, utilisateurs rencontrant des erreurs 404…) l’intégration du service redirection.io sur votre plateforme Cap Collectif vous permettra de repérer ces erreurs et de les corriger, rendant ainsi le changement transparent pour vos visiteurs !



A quel besoin répond cette nouveauté ?


Organiser la solidarité lors de la crise sanitaire

Dans le contexte de la crise sanitaire, Cap Collectif a décidé de soutenir l’effort national de lutte contre le Covid-19 en mettant à disposition de toutes les collectivités territoriales une plateforme d’entraide gratuite pour donner aux citoyens les moyens de prendre part à la gestion de la crise en collaboration avec les élus (lire notre article sur le sujet).

L’objectif de cette plateforme d’entraide est de permettre à des citoyens de proposer leurs services à d’autres habitants, associations, collectivités ou agriculteurs ayant des besoins : garde d’enfants des personnels en première ligne, accompagnement de personnes vulnérables (courses, achat de médicaments, distribution de repas aux sans-abris, soutien psychologique pour des personnes seules…), aide aux récoltes, etc.  Ou, à l’inverse, de solliciter de l’aide sur ces mêmes sujets.

Décharger les services des collectivités 

Afin que les échanges entre citoyens puissent se faire dans le respect du RGPD et de manière sécurisée pour les personnes qui déposent leurs coordonnées, l’équipe technique de Cap Collectif s’est mobilisée pour développer dans un temps record une nouvelle fonctionnalité, permettant une mise en relation directe et privée entre citoyens. Difficile en effet, pour les services des collectivités déjà débordés, de prendre en charge cette mise en relation lorsque les propositions leur arrivent par un simple formulaire.

Notre solution


Permettre une mise en relation directe et sécurisée entre utilisateurs

La solution déployée sur notre plateforme prend la forme d’un bouton de prise de contact, qui s’affiche sous le titre du projet et l’avatar de l’auteur d’une proposition.

Au clic, une modale s’ouvre, permettant à un utilisateur d’envoyer un message à l’auteur d’une proposition et de lui laisser ses coordonnées, dans le cas où ce dernier souhaiterait poursuivre les échanges.

Un reCAPTCHA permet également de s’assurer que l’émetteur du message n’est pas un bot.

D’autres cas d’usage possibles

Cette fonctionnalité de mise en relation directe entre utilisateurs, développée pour un cas d’usage d’entraide, peut également être utile dans d’autres contextes participatifs.

Elle pourrait notamment être mise à profit dans le cadre de budgets participatifs ou de démarches d’open innovation pour : 

  • proposer à l’auteur d’une proposition des améliorations sur son projet
  • proposer de s’associer à la mise en oeuvre du projet
  • faire le lien avec d’autres projets ou acteurs du territoire
  • soutenir/féliciter personnellement l’auteur d’une proposition 

Et sans doute de nombreux autres cas d’usage que nos clients et les utilisateurs de nos plateformes créeront au fur et à mesure !

Nous sommes fiers aujourd’hui de vous annoncer la sortie de notre tout nouvel éditeur de contenu ! Comme celui intégré sur notre plateforme depuis ses débuts, cet éditeur de contenu est également appelé – pour les fins connaisseurs -, WYSIWYG (What You See Is What You Get ou, en français, “ce que vous voyez est ce que vous obtenez”). Cet outil vous permet d’éditer et de personnaliser votre texte directement, par exemple en y ajoutant des images, liens ou documents, et bien plus, selon les fonctionnalités.

C’est une petite révolution qui est en cours chez Cap Collectif, et qui s’inscrit dans la tendance actuelle d’amélioration et de simplification du back office. L’objectif ? Une utilisation toujours plus simple et intuitive de la plateforme et de son administration, pour améliorer la vie des administrateurs. 

De CKEditor à DRAFT, petite histoire du WYSIWYG chez Cap Collectif

C’est connu dans le monde du développement Web : les éditeurs de contenu sont des sujets complexes. La promesse “ce que vous voyez est ce que vous obtenez” n’est pas la plus facile à exaucer. 

Chez Cap Collectif, nous avons démarré en 2014 avec CKEditor, qui permet d’ajouter du contenu enrichi. Celui-ci, très fonctionnel, permettait de basculer en mode HTML facilement. Mais ses fonctionnalités et sa mise en forme commençaient à être datées.

L’éditeur de texte de Sonata, sur une technologie CKEditor utilisée de 2014 à 2020


Côté utilisateurs (et donc front office), nous avons choisi un éditeur de texte plus épuré,  car destiné à un public différent des administrateurs. Cette option, Quill, offre toutes les fonctionnalités basiques, comme l’illustre la capture d’écran ci-dessous. L’éditeur est notamment utilisé lors du dépôt d’une proposition, ou de certaines réponses au questionnaire dans notre plateforme.  

L’éditeur de texte QUILL, actuellement utilisé sur le front office de la plateforme


En 2020, nous avons décidé de refondre progressivement l’administration, dans l’objectif de rendre l’utilisation et le paramétrage de la plateforme plus simples à tous les niveaux. La question de l’éditeur de texte choisi était donc centrale : celui-ci est une des fonctionnalités les plus utilisées par les administrateurs des plateformes, il nous fallait donc un éditeur esthétique, moderne, et offrant davantage de libertés dans la personnalisation des contenus. 

Pour répondre à ces enjeux, nous avons donc décidé de créer notre propre éditeur de texte. Pour cela, nous avons utilisé un socle – la technologie DRAFT.js, développée par Facebook -, auquel nous avons ajouté nos propres fonctionnalités. 

Le nouvel éditeur de texte, utilisé à partir de 2020 sur nos plateformes (actuellement en version bêta) 

Que pouvez-vous attendre de ce WYSIWYG de pointe ?

En plus de son esthétique, qui en fait un outil visuel et agréable à utiliser, ce nouvel éditeur vous permettra à la fois d’améliorer le confort dans la réalisation de vos tâches, ainsi que la mise en forme sur votre plateforme. 

→ Amélioration du confort dans la réalisation des tâches :

  • Les raccourcis claviers seront gérés, pour une utilisation plus rapide (exemple : Ctrl Z pour annuler ou Ctrl Y pour revenir en arrière) ;
  • Le mode full-screen vous permettra de travailler sur une page entière ; 
  • Une performance maximale pour éviter la latence à chaque frappe ; 
  • Les images pourront être uploadées directement depuis votre ordinateur, ou depuis une URL ; 
  • Les champs à configurer pour l’intégration d’éléments autres que du texte seront bien plus simples et réduits ; 

→ Amélioration de la mise en forme sur la plateforme :

  • Les images sont chargées, par défaut en responsive (c’est-à-dire qu’elles s’adaptent à la taille de l’écran sur lequel la plateforme est consultée) ; 
  • L’éditeur vous rappellera d’ajouter les textes de remplacement sur vos images, afin de garantir une plateforme accessible à tous ;
  • Les vidéos seront intégrées directement dans des iframes sans besoin de configurer l’iframe via du code HTML.

Plus besoin, donc, d’utiliser d’ajouter de code HTML pour pousser plus loin la personnalisation de vos contenus : tout a été pensé pour une utilisation extensive et adaptée à vos besoins. Néanmoins, les développeurs et autres férus du Web auront toujours la possibilité de passer en vue HTML, dont le format sera celui d’un éditeur de code (coloration syntaxique, vérification automatique du code pour éviter les erreurs, etc.) : ne vous y essayez pas si vous n’êtes pas compétents, vous risqueriez de ne plus pouvoir revenir en arrière ! 

Vue HTML du nouvel éditeur de contenus

Et pour nos clients : petit manuel d’usage et de mise en place de votre WYSIWYG flambant neuf 

Afin d’implémenter l’éditeur de texte petit à petit, nous lançons d’abord une version bêta. Vous pouvez dès à présent activer votre nouvel éditeur de texte et le tester. Celui-ci se trouvera dans un premier temps dans certaines parties du back office : champs du formulaire et du questionnaire, ainsi que formulaire de contact. Il sera petit à petit déployé sur l’ensemble du back office et à l’ensemble des plateformes. 

Pour l’activer, il vous suffit de faire la demande à notre équipe assistance en envoyant un email à l’adresse [email protected]. N’hésitez pas à nous transmettre vos retours ! 

Un petit pas pour le back office… mais un grand pas pour les administrateurs ! 

Cette amélioration s’inscrit dans un objectif au coeur de notre feuille de route à venir : la refonte progressive de l’administration de la plateforme, vers une utilisation simplifiée et améliorée dans toutes les tâches quotidiennes des administrateurs. D’autres améliorations des tâches de l’administrateur seront donc à venir au cours de l’année 2020… À bientôt !