Entrées par Coline Vanneroy

Budgets participatifs : Cap Collectif lance un outil collaboratif qui divise par 2 le temps d’analyse

Les 200 collectivités territoriales qui mettent en oeuvre un budget participatif sur leur territoire le savent bien : souvent sous-estimée, la phase d’analyse des projets est pourtant au coeur du dispositif.

La mise en place d’un budget participatif est parfois douloureuse pour certaines collectivités, submergées par le nombre de projets à faire évaluer par des services plus ou moins préparés aux spécificités d’un budget participatif et à la charge de travail qu’il induit.

Leader des budgets participatifs en France, désireux d’apporter à nos collectivités clientes une solution efficace pour faciliter le travail d’analyse mené par les services, nous avons travaillé plusieurs mois pour concevoir et développer un outil d’analyse intégré à la plateforme. Cet outil, de son petit nom AGUI (pour Analysis Graphical User Interface) permet aux équipes de piloter l’ensemble de la phase d’analyse depuis la plateforme, mais aussi à tous les services concernés de pouvoir réaliser leur travail sur cette même plateforme.

Fini, donc, les tableurs excel circulant de service en service, les boucles mails infinies et la perte de temps et d’énergie pour organiser un travail par essence transversal. AGUI vous fait gagner un temps considérable en vous permettant de tout faire en ligne ! Le must ? Nul besoin pour les agents concernés de maîtriser parfaitement le numérique : l’analyse se fait très simplement depuis l’interface utilisateur.

Comment fonctionne l’outil ? Qu’apporte t-il vraiment ? Nous vous détaillons ci-dessous les 6 raisons pour lesquelles AGUI vous permet d’optimiser le travail d’analyse au sein de votre organisation.

Préparer l’analyse complète en moins d’1 heure

Chaque collectivité fonctionne avec ses propres flux de travail et circuits de validation (le fameux “workflow”, en anglais dans le texte). Nous avons donc conçu un outil susceptible de s’adapter à différents contextes.

L’outil comprend ainsi 3 rôles :

  • le rôle d’analyste, à qui l’on assigne des projets à évaluer. Il propose son analyse.
  • le rôle (optionnel) de superviseur, qui comme son nom l’indique, supervise et valide le travail fourni par les analystes. Celui-ci rend un avis. Dans certaines collectivités, il peut s’agir d’un directeur / directrice de service ou du DGS.
  • le rôle de décideur, qui prend la décision finale et valide ce qui sera publié sur la plateforme et communiqué au porteur de projet lors de la publication des résultats. Il rend une décision. 

L’une des premières tâches de l’équipe en charge du budget participatif est d’organiser la répartition des projets déposés par les habitants aux personnes et/ou services en charge de les analyser.

Avec AGUI, il est possible d’assigner des projets en masse à un ou plusieurs analystes, un superviseur et un décideur. Par exemple, les projets d’une catégorie donnée  (ex : Urbanisme) vont être assignés aux personnes référentes au sein des services.

Etapes pour assigner un décideur

Un système nativement collaboratif 

Le plus souvent, l’analyse d’un projet mobilise plusieurs personnes, notamment lorsque l’analyse technique, juridique et financière se fait concomitamment, nécessitant l’expertise de différents services.

Notre outil permet donc la multi-analyse, à partir d’un même formulaire d’évaluation. Une section de ce formulaire peut être réservée à un analyste selon son champ de compétence.

Dans la capture d’écran ci-dessous, Louise, Thibaut et Maxine sont par exemple tous les trois chargés de rendre leur avis sur le projet.

le phase d'analyse des projets lors d'un budget participatif

Chacun sait précisément ce qu’il a à faire 

Lorsqu’un analyste, un superviseur ou un décideur est assigné à un ou plusieurs projets, celui-ci reçoit une notification automatique d’assignation (idem en cas de désassignation). 

A partir du moment où un analyste a été assigné, il a accès à un espace dédié sur l’interface utilisateur où sont listées l’ensemble des propositions qui lui ont été assignées.

En cliquant sur une proposition, l’analyste/superviseur/décideur accède directement à la proposition ainsi qu’à un panel d’analyse lui permettant de remplir son questionnaire d’évaluation.

analyse d'un budget participatif

Contacter l’auteur d’un projet en un clic

Parce que les formulaires de dépôt d’un budget participatif sont souvent réduits à quelques champs de description d’une idée, il arrive souvent que les services en charge de l’évaluation des projets aient besoin de contacter l’auteur d’une proposition pour lui demander des précisions et/ou ajustements. 

Afin de faciliter cette prise de contact, celle-ci peut se faire directement depuis le panel d’analyse par l’analyste lui-même. Un gain de temps précieux pour l’équipe projet, qui n’a pas à aller chercher les coordonnées d’un porteur de projet dans les exports ni à faire la mise en relation.

fenetre d'envoie de message a l'autrice de la proposition lors d'un budget participatif

Un tableau de bord digne d’un avion de chasse 

Afin d’aider l’équipe projet d’un budget participatif à piloter la phase d’analyse, nous avons créé un tableau de bord, qui vous permet de suivre les avancées du travail de chacun. Ces avancées se matérialisent par des pastilles, avec une couleur et un picto différent pour chacun. 

Des filtres (Zone, Catégorie, Analyste, Superviseur, Décideur) vous permettent de naviguer facilement au sein de ce tableau de bord, selon vos besoins.

Un outil de suivi indispensable pour organiser vos éventuelles relances et vous assurer que le travail sera effectué dans les temps impartis. 

exemple de pictogramme lors de la phase d'analyse d'un budget participatif

Fini la corvée de la configuration 

Imaginez : l’analyse des projets a été faite. Il vous faut donc appliquer la décision pour chacun des projets par la publication d’une réponse officielle et l’attribution d’un statut (ex : soumis au vote, hors cadre, non retenu, déjà prévu…), puis déplacer les projets éligibles à l’étape de vote. C’est le moment de paniquer ou de vous dire que vous avez bien fait d’opter pour la solution de Capco. Le paramétrage des décisions (voir le point 1 du présent article) permet de tout déclencher automatiquement en un clic. La prise en compte est immédiate ou se fera en simultané sur toutes les propositions à la date que vous souhaitez. 

Une dernière chose…

Nous nous sommes associés étroitement avec nos collectivités clientes pour concevoir toutes ces améliorations, notamment dans le cadre du réseau d’échanges que nous avons initié avec elles il y a plus de 3 ans. Chacune d’entre vous, par vos partages d’expérience, vos commentaires et vos suggestions, nous a aidés à façonner cette nouvelle expérience du produit Cap Collectif. Merci !

 

“La phase d’analyse doit être rapide et efficace”

Angèle Lemoult, en charge du budget participatif à la Ville d’Orléans, revient pour nous sur l’importance de la phase d’analyse dans la gestion d’un budget participatif à l’échelle d’une collectivité. 

Pour commencer, pouvez-vous nous dire quelques mots sur le budget participatif d’Orléans ?

Pour la ville d’Orléans, le budget participatif est perçu comme un formidable outil de démocratie locale. Il permet aux riverains de s’impliquer dans leur quartier ou dans leur ville avec des résultats très concrets et rapides. 

Comment appréhendez vous la phase d’analyse d’un budget participatif ?

La phase d’analyse est la clé de voûte de cet exercice. Elle doit être rapide, pour gagner sur le temps de mise en œuvre, et efficace pour éviter les déconvenues. Il s’agit, pendant 40 jours, de mobiliser de nombreuses directions (espaces verts, patrimoine, transports, développement durable…), sur des projets parfois très insolites et qui ne seront pas forcément retenus, ces études s’ajoutant à leur charge de travail habituelle.

Notre objectif est toujours de pouvoir proposer au vote le plus grand nombre possible de projets déposés. Pour cela, de nombreux échanges sont nécessaires entre notre service, les citoyens et les directions métier pour préciser les propositions et les rendre « réalisables ». Par ailleurs, la plupart des projets nécessite l’expertise de plusieurs services en parallèle.

Concrètement, comment se passait le pilotage de la phase d’analyse jusqu’à présent ?

Pour les 2 premières éditions de notre budget participatif, les projets étaient tout d’abord transmis aux experts identifiés par email. Leurs conclusions étaient ensuite saisies par les techniciens dans un tableau Excel partagé, puis reformulées par notre service avant d’être publiées sur la plateforme. La simplification et les nouvelles fonctionnalités proposées par l’outil d’analyse de Cap Collectif : (ré)attribution de projets, partage de l’analyse par plusieurs personnes, actions en masse… sont pour nous une réelle avancée qui nous permet de gérer toutes les étapes du budget participatif dans un seul outil. C’est d’autant plus important que nous avons l’ambition d’augmenter le nombre de participants lors des prochaines éditions !

Covid-19 – Comment les collectivités utilisent leur plateforme d’entraide ?

Depuis le début de la crise sanitaire en Europe, Cap Collectif mène une réflexion avec ses collectivités partenaires sur la manière dont sa plateforme de participation citoyenne peut être utilisée pour accompagner au mieux les actions de solidarité sur les territoires, en réponse à la crise sanitaire.  Dans le contexte particulier du confinement, l’un des […]

Personnaliser sa police d’écriture en un clic

A quel besoin répond cette nouveauté ? Depuis sa création, Cap Collectif a fait le choix d’opérer en marque blanche. Autrement dit, nous n’apparaissons pas sur les plateformes de nos clients, qui peuvent déployer un site entièrement à leurs couleurs, avec une grande variété de choix de personnalisation (URL, icône du site, couleurs, visuels, étapes […]

Configurer des URLs personnalisées

A quel besoin répond cette nouveauté ?  La possibilité de configurer des URLs personnalisées sur sa plateforme permet de communiquer sur un projet participatif et non sur l’URL générique de la plateforme. Un besoin important pour les clients qui ont un usage régulier et diversifié de notre outil. Dans ce cas de figure, la plateforme […]

Favoriser la mise en relation entre utilisateurs

A quel besoin répond cette nouveauté ? Organiser la solidarité lors de la crise sanitaire Dans le contexte de la crise sanitaire, Cap Collectif a décidé de soutenir l’effort national de lutte contre le Covid-19 en mettant à disposition de toutes les collectivités territoriales une plateforme d’entraide gratuite pour donner aux citoyens les moyens de […]

Covid-19 : Cap Collectif propose gratuitement sa plateforme d’entraide aux collectivités territoriales

Dans le contexte particulier du confinement, l’un des objectifs majeurs pour les collectivités territoriales est d’assurer la continuité des services publics, d’informer au mieux les habitants et de protéger les citoyens les plus fragiles. Cap Collectif se joint donc à l’effort national de lutte contre le Covid-19 en mettant à disposition de toutes les collectivités territoriales une plateforme d’entraide gratuite pour donner aux citoyens les moyens de prendre part à la gestion de la crise en collaboration avec les élus.

Une plateforme participative pour permettre aux citoyens de s’entraider localement lors du confinement

L’objectif de cette plateforme d’entraide est de permettre à des citoyens de proposer leurs services à d’autres habitants, associations, collectivités ou agriculteurs ayant des besoins : garde d’enfants des personnels en première ligne, accompagnement de personnes vulnérables (courses, achat de médicaments, distribution de repas aux sans-abris, soutien psychologique pour des personnes seules…), aide aux récoltes, … Ou, à l’inverse, de solliciter de l’aide sur ces mêmes sujets.

Tout a commencé le vendredi 13 mars 2020 lorsque la Ville d’Orléans a sollicité Cap Collectif pour ouvrir un dispositif d’entraide sur sa plateforme participative à l’échelle du département. Devant l’afflux des demandes et de questions de la part de leurs administrés, d’autres collectivités, comme les villes de Rennes, de Courbevoie, d’Albi, de Bourg-la-Reine ou de Mulhouse, ont rapidement décidé de lancer des initiatives similaires et ont sollicité Cap Collectif.

Permettre une mise en relation directe et sécurisée entre citoyens

Cap Collectif a donc décidé de soutenir activement cet élan de solidarité, en mettant sa plateforme à disposition d’autres collectivités. 

Afin que les échanges entre citoyens puissent se faire dans le respect du RGPD et de manière sécurisée pour les personnes qui déposent leurs coordonnées, l’équipe technique de Cap Collectif s’est également mobilisée pour développer dans un temps record une nouvelle fonctionnalité, permettant une mise en relation directe et privée entre citoyens. Difficile en effet, pour les services des collectivités déjà débordés, de prendre en charge cette mise en relation lorsque les propositions leur arrivent par un simple formulaire.

Autre fonctionnalité disponible pour faciliter la mise en relation entre pairs : la possibilité de trier des propositions par zone géographique, afin d’isoler par exemple les demandes et les offres de service de son quartier, voire de les visualiser sur la carte de son territoire.

Vous souhaitez en savoir plus sur l’utilisation des plateformes Cap Collectif ?

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Cap Collectif lance une boîte à idées dédiée à ses clients

Depuis la création de Cap Collectif en 2014, notre communauté de clients ne cesse de grandir (+ 200 clients aujourd’hui). À tel point qu’il nous est apparu nécessaire de créer une plateforme dédiée permettant de fluidifier la communication et d’organiser de manière plus structurée la remontée de leurs attentes, besoins, suggestions.  Au commencement, Cap Collectif […]