Un budget participatif citoyen passe par plusieurs étapes avant d’arriver à sa conclusion à savoir : l’annonce des projets lauréats et le retour aux participants (ou droit de suite) sur l’avancée des travaux.

Avant même d’aborder la phase de dépôt lors de cet exercice participatif, il faut rappeler l’importance de l’étape précédente qui va donner le tempo à tout le projet : La rédaction du règlement.

Il sert à délimiter le périmètre du budget participatif en ligne et prends en compte plusieurs éléments :

  • Le budget consacré par la collectivité (sur la globalité du projet et le montant maximum pour chaque projet)
  • Le thème du projet (écologique, ouvert…)
  • Les critères de recevabilité du projet
  • Le calendrier
  • La zone géographique
  • Les participants (habitants, entreprises, associations ainsi que l’âge minimum)

Le règlement permet à la fois de cadrer votre démarche, et de proposer une démarche transparente aux citoyens.

Vient ensuite rapidement la première étape et celle qui nous intéresse dans cet article :

L’étape de dépôt

C’est le premier moment pendant lequel les citoyens participeront activement à votre  budget participatif

En effet, cette étape est, avec l’étape de vote, celle pendant laquelle la parole est laissée aux citoyens. 

Vos enjeux majeurs pendant la phase de dépôt :

  • Volume des contributions
  • Qualité des contributions
  • Répartition géographique des projets

 

Il est donc important que tous les enjeux soient bien compris. Pour cela, il est intéressant de reprendre succinctement les éléments de présentation de la démarche comme la date d’ouverture et de clôture de l’étape, les thèmes que les projets doivent aborder ainsi que le  budget de la démarche et le budget maximal pour chaque projet pour éviter que les participants ne déposent des projets qu’ils savent eux-mêmes hors budget ou hors sujet.

Ce que les citoyens doivent faire

Les participants n’ont qu’à cliquer sur le bouton déposer une proposition pour faire apparaître un formulaire de dépôt à remplir afin de mettre en ligne leur proposition contenant le plus d’informations possible.

Ce formulaire est entièrement personnalisable afin de l’adapter à vos enjeux et objectifs. À noter : le budget participatif requiert du participant de proposer une idée uniquement. Elle doit être suffisamment précise pour permettre son analyse mais le formulaire de dépôt ne doit pas décourager vos participants. Il faut donc trouver un compromis.

Ainsi, vous pouvez notamment demander les informations suivantes : 

La description

Qui, comme son nom l’indique, sert à décrire le projet participatif le plus précisément possible pour que les autres utilisateurs puissent voter et commenter le projet mais aussi pour que la collectivité comprenne le projet pour pouvoir réaliser son analyse afin d’en vérifier la faisabilité technique, juridique et le budgétiser lors de l’étape d’analyse.

La zone géographique ou la localisation

Deux options sont disponibles sur le formulaire de dépôt afin de permettre au porteur de projet de situer son projet dans l’espace. Si vous souhaitez que le porteur précise l’endroit exact où le projet devra être réalisé, vous pouvez activer la localisation qui permet de renseigner une adresse précise. Si vous souhaitez plutôt que le porteur de projet indique une zone géographique plus large (quartier, arrondissement…), vous pouvez proposer une liste déroulante de zones. Le porteur n’aura plus qu’à choisir parmi la présélection.

La catégorie

Pour mieux identifier les projets, ceux-ci sont bien souvent rangés dans des catégories que la collectivité à prédéfini (environnement, santé, transports, solidarités, loisirs, jeunesse, cadre de vie…). Cela permet de voir les catégories les plus utilisées et donc les préoccupations principales des citoyens. Ces catégories sont régulièrement rattachées aux compétences de la collectivité organisatrice.

Cette catégorisation aide également la collectivité initiatrice du projet à équilibrer le choix des projets retenus pour l’étape de vote : Vous pouvez choisir de conserver le même nombre de projets de chaque catégorie.

L’illustration

Mettre en valeur son projet c’est important ! Et l’illustration aide à visualiser le résultat final ou la vision du porteur de projet en plus de rendre la proposition plus attractive graphiquement.

Les informations du porteur de projet

Élément basique mais parmi les plus importants, les informations du porteur de projet qui ne sont visibles que de lui-même et de l’organisateur vous donne la possibilité de le contacter directement pour diverses raisons (changement de sa proposition, organisation d’un atelier,…). Il est également possible de demander les informations d’un responsable légal dans le cas d’un dépôt de projet par un porteur de projets mineur par exemple.

Les filtres et la visualisation

Lors du paramétrage de votre budget participatif en ligne sur une plateforme Cap Collectif, vous pouvez choisir plusieurs éléments de tri pour filtrer les projets ou de visualisation pour voir sous un autre angle les propositions déposées.

La visualisation des projets participatifs

Sur les plateformes Cap Collectif, plusieurs modes de visualisations des projets s’offrent à vous :

La vue grille

Sous forme de grille et la vue la plus utilisée, elle permet de voir sous forme de vignette les projets ainsi que le nom du déposant, le titre, l’image du projet, la catégorie, l’emplacement géographique et un aperçu de la description. Enfin, un espace pour voir le nombre de commentaires laissés.

La vue liste

Plus succinct que la vue grille, cette vue donne un aperçu rapide des projets avec : le titre du projet, le nom du déposant, l’emplacement géographique et la catégorie.

La vue carte

Comme évoqué plus haut, les déposants doivent indiquer dans quelle zone géographique leur projet sera implanté. C’est pour cette vue que cette information est importante. Elle offre à tous les visiteurs et à la collectivité la vision des lieux  qui sont les plus indiqués mais aussi ceux qui sont les moins proposés. Permettant à la fois aux utilisateurs de voir quels projets sont proposés dans leurs quartiers et à la collectivité de communiquer dans les zones où il y a le moins de projets proposés.

Les filtres

300 propositions déposées lors de l’étape de dépôt de votre budget participatif, ça fait beaucoup ! Et vous êtes en droit de vous poser la question de comment s’y retrouver pour  visualiser certains thèmes, les projets les plus anciens ou alors les plus récents.

Mais il faut distinguer 2 choses : le tri et les filtres.

Le tri consiste à simplement trier les projets selon 6 critères : les projets les plus anciens / récents, les projets les plus commentés et enfin le tri aléatoire. (Par défaut, c’est le tri aléatoire qui est sur toutes les plateformes Cap Collectif)

Les filtres quant à eux, sont là pour n’afficher que les projets que vous trouverez grâce à l’application de ces filtres.

De cette manière, il est possible de filtrer les propositions par : type de contributeur (citoyen, association ou entreprise), zone géographique, catégorie de proposition (aménagement, écologie,…)

Par défaut, aucun filtre n’est actif afin de visualiser l’ensemble des projets.

Ce que la collectivité peut faire

Même si vous n’avez pas besoin d’intervenir de manière régulière, il est indispensable pour la collectivité utilisatrice de suivre et accompagner l’étape de dépôt et les porteurs de projets.

Répondre aux interrogations et accompagner les porteurs de projets

Des citoyens peuvent vous solliciter de manière ponctuelle pour que vous répondiez à leurs questions concernant la démarche en elle-même ou bien sur l’utilisation de la plateforme. Il arrive également que des citoyens s’adressent à vous pour participer alors qu’ils ne possèdent pas d’ordinateur ou de smartphone.

Dépôt papier

Vous pouvez tout aussi bien décider d’ouvrir cette étape aux bulletins papier, multipliant ainsi les projets qui seront soumis à l’analyse et aux votes.

Animer et communiquer

Le dépôt de projet est une phase essentielle de votre budget participatif. Son “succès” fera dépendre tout le reste de la démarche. Il est donc essentiel que la collectivité organisatrice puisse communiquer sur la phase de dépôt, faire connaître les modalités de dépôt et anime cette phase (présence sur les marchés, les places publiques, affichages en ville, réunions publiques d’informations…).

Pour conclure

L’étape de dépôt est une partie ludique et étonnante d’un budget participatif.

Les citoyens s’en emparent facilement pour proposer leurs idées simplement.

Chaque élément renseigné est important et permet de mieux appréhender la phase suivante qui est la phase d’analyse.

La multiplicité des options de tri et de vue permettent autant aux utilisateurs qu’aux initiateurs du projet de trouver leur compte pour faire de cette première étape un succès.

Pour tout savoir des budgets participatifs, téléchargez notre guide complet. Utilisé par plus de 60 collectivités, nous vous donnons toutes les astuces pour réussir le vôtre

La participation citoyenne en France convainc de plus en plus de collectivités ou d’entreprises.

Bien plus qu’une démarche de participation passive, la participation citoyenne se veut active et doit permettre aux participants de se sentir inclus complètement dans les démarches, du début à la fin et cela, quelle que soit le type de démarche (consultation, votation, budget participatif…)

Le critère de réussite d’une démarche participative n’est pas celui que l’on croit. Bien souvent, chez Cap Collectif, nous avons entendu dire que le succès provient du nombre de participants.

Hors, c’est vous qui décidez des critères de succès. Par exemple, il sera peut être plus intéressant d’avoir 20 propositions pertinentes plutôt que 200 propositions qui ne correspondent pas au thème et doivent être modérées. Ou encore, qu’un pourcentage de la population participe ou même, qu’un tranche d’âge en particulier s’empare de la démarche.

Alors comment augmenter la participation citoyenne dans le bon sens (sans avoir de troll) et rendre la démarche lancée plus connue ?

Les modes de participations

Bien entendu, il n’y a pas qu’une seule façon de faire participer les citoyens à vos démarches.

Multiplier les modes de participation permet de toucher les citoyens ayant des appétences pour le numérique et ceux en ayant moins, permettant de favoriser l’inclusion.

Selon les générations, certains ont plus d’appétence pour les technologies et d’autres moins.

La participation citoyenne en ligne

Nouvelle méthode de participation depuis l’avènement du numérique, les plateformes de participation en ligne permettent de faire participer le plus grand nombre de manière rapide et sécurisée et de n’importe où dans le monde.

Cette pratique est de plus en plus accessible et simplifiée. D’ailleurs, le traitement des informations et des contributions citoyennes sont bien plus facile grâce à des exports et des outils d’analyse.

Les plateformes en ligne permettent de répondre à un grand nombre de demandes comme l’authentification avec le service france connect ou le multilingue (apprécié dans les pays frontaliers ou les régions avec une langue régionale très présente) ou encore l’application de financement participatif. La personnalisation de la plateforme offre la possibilité de lancer d’autres démarches en même temps sur le même support.

De manière générale, 1 personne dédiée est capable de lancer toutes sortes de démarches participatives sur la même plateforme.

Mais le numérique ne convainc pas l’ensemble de la population

La participation citoyenne hors ligne

La participation citoyenne n’a pas attendu le numérique pour se lancer ! Bien avant l’ère d’internet elle se faisait grâce à des moyens physiques.

Des bulletins de vote papier aux questionnaires, les réunions publiques et les sondages étaient et sont toujours des moyens de faire de la participation citoyenne.

Cette méthode est toujours mise en place par certaines collectivités mais cette voix de participation est de moins en moins utilisée toute seule.

En effet, les collectivités qui souhaitent faire participer et faire connaître leurs démarches allient à la fois la dimension physique (urnes, réunions d’information) à la dimension digitale (plateforme en ligne).

Combinées, ces 2 approches se complètent. La participation dite “papier” ou “présentielle” se traduit de plusieurs manières :

  • des urnes de dépôts dans différents lieux (marchés, mairies, préfectures, maisons de quartiers…)
  • des réunions d’informations et / ou d’échanges

De cette manière, les habitants les moins accoutumés aux pratiques numériques peuvent participer. Par la suite, les contributions sont mises en ligne.

La communication

Si vous avez une super démarche mais que vous ne communiquez pas dessus, alors cela ne sert à rien d’avoir une démarche participative.

La communication est essentielle. Et pas seulement au lancement du projet mais bien tout au long de la démarche.

Par souci de transparence d’abord, et pour inciter par la suite à venir participer, que ce soit pour déposer un projet, répondre à un questionnaire ou bien voter pour une proposition.

Nous ne le rappellerons jamais assez, il est important de montrer aux citoyens que leurs avis comptent réellement.

Pour cela, plusieurs moyens de communication existent :

La communication digitale

La plus simple et rapide à mettre en place, elle consiste à communiquer dans un premier temps sur votre site internet. Un article, un encart sur la page d’accueil avec des explications et un lien qui redirige vers votre plateforme, c’est déjà un coup de boost pour vos projets participatifs en ligne.

Ensuite, les réseaux sociaux sont un bon moyen de toucher les habitants.

Pour faire connaître votre démarche, il est aussi possible de mobiliser les participants en les incitant à publier sur les réseaux sociaux leurs contributions ou lors des étapes de votes, de faire de la publicité auprès de leur réseau pour récolter des votes.

Bien sûr il existe d’autres moyens pour communiquer en ligne sur un projet participatif, mais ceux-ci nécessitent un investissement financier et souvent des connaissances techniques.

La communication classique

La communication classique est aussi un excellent moyen de communication. Les techniques sont maîtrisées depuis des années et les citoyens connaissent ce canal historique de communication des collectivités.

Magazine de la commune ou de la région, affichage municipal, panneaux lumineux, prospectus et réunions d’information sont autant d’outils que les collectivités peuvent utiliser pour faire connaître le projet participatif.

Certaines collectivités utilisatrices d’une plateforme Cap Collectif font de la publicité pour la démarche sur les marchés. Comme vu plus haut, en même temps qu’une urne et des formulaires de dépôts sont mis à disposition (dans certaines démarches participatives), les agents font également la promotion de la plateforme pour inciter les habitants à participer.

Ils sont les plus à même de rassurer et de montrer la motivation de l’équipe municipale à faire de ce projet un succès.

Qui mobiliser ?

Que ce soit de manière classique ou digitale, vous pouvez mobiliser certains acteurs pour augmenter la participation sur votre plateforme.

Sollicitez les citoyens participants

Lors de l’étape de vote d’un budget participatif, les citoyens peuvent faire la promotion de leurs propres idées.

La ville de Rennes à par exemple mis en place un kit de communication à destination des citoyens avec plusieurs affiches en différents formats pour qu’ils puissent communiquer sur leurs projets.

Sollicitez les associations

Lors d’un budget participatif, si la démarche est accessible aux associations et qu’elles peuvent déposer un projet, les adhérents peuvent alors aller voter pour la proposition de leur association et peut-être même, ensuite, proposer une nouvelle idée.

Demandez à une personnalité

Certainement la moins évidente des solutions, si vous avez la chance qu’une personnalité se trouve dans votre commune, alors lui demander de faire la promotion de votre démarche peut avoir un impact positif.

Pour conclure

Le meilleur moyen d’augmenter le nombre de participants est avant tout de lancer des  projets participatifs qui ont du sens, avec des engagements qui sont pris et des retombés visibles par la suite.

Le tout allié à une communication sur plusieurs supports (à la fois digital et classique) ne peut qu’améliorer la notoriété de votre projet.

Par exemple, vous pouvez :

  • Faire des posts sur les réseaux sociaux de la ville
  • Mettre le lien de votre plateforme sur la page d’accueil du site de la commune
  • Faire connaître la démarche sur le journal de la ville
  • Mettre à disposition des urnes de vote et des formulaires de dépôt à la mairie et sur les marchés / brocantes

Vous avez des questions concernant les projets participatifs ?