Mardi 16 juin dernier, nous avons eu le plaisir de co-animer avec Christelle Roy, Vice Présidente Stratégies et Développements de l’Université de Strasbourg, un webinaire dans le cadre d’un cycle de webinaires organisé par le mouvement de la happytech, que nous avons rejoint fin 2019.

L’Université de Strasbourg est engagée dans une démarche de fond qui vise à inclure davantage ses parties prenantes dans le fonctionnement de son organisation. C’est à ce titre que nous avons accompagné l’année dernière la mise en place de la démarche participative Cap 2030, qui a associé pendant 6 semaines personnels, enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et étudiants à la construction d’une vision partagée de l’établissement pour les dix années à venir.

S’il s’agissait alors d’une démarche plutôt prospective, le contexte de sortie de crise actuel a amené l’équipe dirigeante à envisager une autre démarche participative, plus opérationnelle celle-là, afin d’obtenir un retour d’expérience sur la gestion de la crise au sein de l’établissement.

Comment nos organisations de travail ont-elles traversé la crise ?

C’est une question qui mérite qu’on prenne le temps de se la poser, et la période actuelle est le bon moment pour cela ! Le confinement puis le retour progressif sur le lieu de travail sur fond de crise sanitaire ont donné lieu à des remises en question et à des adaptations inédites dans nos organisations de travail.

Interroger la manière dont notre organisation a réagi à la crise permet d’en dresser un premier bilan collectif, d’identifier ce qui a bien fonctionné ou moins bien fonctionné et ainsi d’améliorer l’existant (y compris pour être mieux préparés vis-à-vis d’une prochaine crise éventuelle, sanitaire ou non). C’est dans cet objectif que l’Université de Strasbourg a ainsi lancé le 9 juin dernier une consultation au sein des différentes structures de l’établissement (composantes, unités de recherche, services), ce qui représente près de 200 personnes. Des étudiants seront également consultés grâce à des interviews permettant davantage de prendre en compte la diversité des interactions qu’il y a pu avoir lors de la période de crise.

Alors, comment réussir sa consultation “retour d’expérience” ?

D’abord, toute consultation doit répondre à une temporalité pour correspondre aux préoccupations et aux enjeux de l’organisation et des équipes. Même si l’exercice de consultation reste pertinent à chacun des jalons de la relance, il se pose la question de ce qui peut se faire tout de suite en cohérence avec le parcours de reprise spécifique de chaque organisation (une structure accueillant du public comme une université n’ayant évidemment pas les mêmes enjeux en la matière qu’une entreprise fonctionnant en B2B, par exemple).

Une temporalité qui dicte ses enjeux

Ensuite, derrière la première nécessité de la phase d’écoute qui pourrait tout à fait s’organiser sous la forme d’un sondage, nous préconisons l’usage de la consultation afin de dépasser le premier objectif de collecte des ressentis individuels et d’embarquer les équipes dans une véritable logique de résolution collective de problèmes.

sondage et consultation, 2 éléments liées

Pour être en mesure de tirer de cet exercice des pistes permettant mieux réagir en cas de nouvelles crises, là où le sondage atteindrait ses limites, la consultation sera plus à même de permettre à chacun de partager ses solutions, sa compréhension des points faibles et forts et sa vision de la façon dont il serait opportun d’évoluer pour s’adapter.

La consultation est alors non pas une simple demande d’avis mais devient une opportunité de travailler collectivement sur la recherche de solutions, l’amélioration des processus et des décisions.

Très concrètement, la consultation mise en place par l’Université de Strasbourg leur permettra par exemple, non seulement d’évaluer la qualité des dispositifs de gestion de crise (plan de continuité d’activité et plan de reprise d’activité) et leur connaissance par les équipes, mais aussi d’obtenir des pistes d’amélioration de leur part.

Les équipes n’ont pas toujours été associées aux décisions prises au plus fort de la crise compte tenu de l’urgence et des contraintes externes (directives venant directement de l’État par exemple), ce qui a pu générer frustrations ou incompréhensions dans leur travail au quotidien. Dans le contexte actuel qui est celui de la reprise, le fait de les associer à une telle réflexion collective sur le fonctionnement de leur organisation permet aussi de les (re)mobiliser !

Vous réfléchissez à l’organisation d’une démarche de retour d’expérience au sein de votre propre structure et souhaitez approfondir le sujet ?

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