Mardi 16 juin dernier, nous avons eu le plaisir de co-animer avec Christelle Roy, Vice Présidente Stratégies et Développements de l’Université de Strasbourg, un webinaire dans le cadre d’un cycle de webinaires organisé par le mouvement de la happytech, que nous avons rejoint fin 2019.

L’Université de Strasbourg est engagée dans une démarche de fond qui vise à inclure davantage ses parties prenantes dans le fonctionnement de son organisation. C’est à ce titre que nous avons accompagné l’année dernière la mise en place de la démarche participative Cap 2030, qui a associé pendant 6 semaines personnels, enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et étudiants à la construction d’une vision partagée de l’établissement pour les dix années à venir.

S’il s’agissait alors d’une démarche plutôt prospective, le contexte de sortie de crise actuel a amené l’équipe dirigeante à envisager une autre démarche participative, plus opérationnelle celle-là, afin d’obtenir un retour d’expérience sur la gestion de la crise au sein de l’établissement.

Comment nos organisations de travail ont-elles traversé la crise ?


C’est une question qui mérite qu’on prenne le temps de se la poser, et la période actuelle est le bon moment pour cela ! Le confinement puis le retour progressif sur le lieu de travail sur fond de crise sanitaire ont donné lieu à des remises en question et à des adaptations inédites dans nos organisations de travail.

Interroger la manière dont notre organisation a réagi à la crise permet d’en dresser un premier bilan collectif, d’identifier ce qui a bien fonctionné ou moins bien fonctionné et ainsi d’améliorer l’existant (y compris pour être mieux préparés vis-à-vis d’une prochaine crise éventuelle, sanitaire ou non). C’est dans cet objectif que l’Université de Strasbourg a ainsi lancé le 9 juin dernier une consultation au sein des différentes structures de l’établissement (composantes, unités de recherche, services), ce qui représente près de 200 personnes. Des étudiants seront également consultés grâce à des interviews permettant davantage de prendre en compte la diversité des interactions qu’il y a pu avoir lors de la période de crise.

Alors, comment réussir sa consultation “retour d’expérience” ?


D’abord, toute consultation doit répondre à une temporalité pour correspondre aux préoccupations et aux enjeux de l’organisation et des équipes. Même si l’exercice de consultation reste pertinent à chacun des jalons de la relance, il se pose la question de ce qui peut se faire tout de suite en cohérence avec le parcours de reprise spécifique de chaque organisation (une structure accueillant du public comme une université n’ayant évidemment pas les mêmes enjeux en la matière qu’une entreprise fonctionnant en B2B, par exemple).

Les enjeux sont dictés par la temporalité :
- pendant la crise, des enjeux de trésorerie, de gestion de crise (réactivité, communication interne) et d'effritement du collectif
- pendant le déconfinement, des enjeux de chiffre d'affaires, de retour à la normale (réorganisation des lieux et des activités), du niveau d'implication des équipes dans la reprise (entre-deux)
- pendant la relance, des enjeux de modèle économique, de leadership (stratégie, adaptation, capacité d'entraînement) et d'engagement et d'adhésion des équipes face au spectre du chômage

Ensuite, derrière la première nécessité de la phase d’écoute qui pourrait tout à fait s’organiser sous la forme d’un sondage, nous préconisons l’usage de la consultation afin de dépasser le premier objectif de collecte des ressentis individuels et d’embarquer les équipes dans une véritable logique de résolution collective de problèmes.

Sondage VS Consultation (tableau comparatif)

Objectifs :
- le sondage mesure l'opinion / la consultation cherche collectivement à faire mieux
- le sondage aide à la décision / la consultation aide à la décision ET réengage les collaborateurs

Modalités :
- questions fermées et cases à cocher pour le sondage / propositions initiales que les collaborateurs peuvent soutenir, challenger, contester ou compléter pour la consultation
- réponses individuelles additionnées pour le sondage / débat ouvert collectif pour la consultation
- questionnaire pour le sondage / plateforme de participation pour la consultation

Pour être en mesure de tirer de cet exercice des pistes permettant mieux réagir en cas de nouvelles crises, là où le sondage atteindrait ses limites, la consultation sera plus à même de permettre à chacun de partager ses solutions, sa compréhension des points faibles et forts et sa vision de la façon dont il serait opportun d’évoluer pour s’adapter.

La consultation est alors non pas une simple demande d’avis mais devient une opportunité de travailler collectivement sur la recherche de solutions, l’amélioration des processus et des décisions.

Très concrètement, la consultation mise en place par l’Université de Strasbourg leur permettra par exemple, non seulement d’évaluer la qualité des dispositifs de gestion de crise (plan de continuité d’activité et plan de reprise d’activité) et leur connaissance par les équipes, mais aussi d’obtenir des pistes d’amélioration de leur part.

Les équipes n’ont pas toujours été associées aux décisions prises au plus fort de la crise compte tenu de l’urgence et des contraintes externes (directives venant directement de l’État par exemple), ce qui a pu générer frustrations ou incompréhensions dans leur travail au quotidien. Dans le contexte actuel qui est celui de la reprise, le fait de les associer à une telle réflexion collective sur le fonctionnement de leur organisation permet aussi de les (re)mobiliser !

Vous réfléchissez à l’organisation d’une démarche de retour d’expérience au sein de votre propre structure et souhaitez approfondir le sujet ? Contactez-nous !

La phase d’analyse dans un budget participatif est aussi fastidieuse à réaliser que passionnante à étudier, aussi méconnue du public que redoutée des services ! 

On vous propose donc d’assister à l’un de nos webinaires le mercredi 17 juin ou le mercredi 24 juin (11h) pour faire un petit tour d’horizon des enjeux… avant de vous faire découvrir AGUI, le dernier né chez Capco, l’outil d’analyse intégré à notre plateforme qui va transformer votre chemin de croix en promenade du dimanche.

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Et si vous hésitez (ou ne voyez pas le rapport avec le Roi Lion), voici quelques unes des réactions de nos collectivités clientes lors de la démo de l’outil qui leur a été présentée au début du mois ! 🙂


Les 200 collectivités territoriales qui mettent en oeuvre un budget participatif sur leur territoire le savent bien : souvent sous-estimée, la phase d’analyse des projets est pourtant au coeur du dispositif (sur les enjeux de l’analyse, on vous dit tout dans cet article).

La mise en place d’un budget participatif est parfois douloureuse pour certaines collectivités, submergées par le nombre de projets à faire évaluer par des services plus ou moins préparés aux spécificités d’un budget participatif et à la charge de travail qu’il induit.

Leader des budgets participatifs en France, désireux d’apporter à nos collectivités clientes une solution efficace pour faciliter le travail d’analyse mené par les services, nous avons travaillé plusieurs mois pour concevoir et développer un outil d’analyse intégré à la plateforme. Cet outil, de son petit nom AGUI (pour Analysis Graphical User Interface) permet aux équipes de piloter l’ensemble de la phase d’analyse depuis la plateforme, mais aussi à tous les services concernés de pouvoir réaliser leur travail sur cette même plateforme.

Fini, donc, les tableurs excel circulant de service en service, les boucles mails infinies et la perte de temps et d’énergie pour organiser un travail par essence transversal. AGUI vous fait gagner un temps considérable en vous permettant de tout faire en ligne ! Le must ? Nul besoin pour les agents concernés de maîtriser parfaitement le numérique : l’analyse se fait très simplement depuis l’interface utilisateur.

Comment fonctionne l’outil ? Qu’apporte t-il vraiment ? Rdv  mercredi 17 juin ou mercredi 24 juin, à 11h pour un webinaire dédié. D’ici là, nous vous détaillons ci-dessous les 6 raisons pour lesquelles AGUI vous permet d’optimiser le travail d’analyse au sein de votre organisation.

1. Préparer l’analyse complète en moins d’1 heure

Chaque collectivité fonctionne avec ses propres flux de travail et circuits de validation (le fameux “workflow”, en anglais dans le texte). Nous avons donc conçu un outil susceptible de s’adapter à différents contextes.

L’outil comprend ainsi 3 rôles :

  • le rôle d’analyste, à qui l’on assigne des projets à évaluer. Il propose son analyse.
  • le rôle (optionnel) de superviseur, qui comme son nom l’indique, supervise et valide le travail fourni par les analystes. Celui-ci rend un avis. Dans certaines collectivités, il peut s’agir d’un directeur / directrice de service ou du DGS.
  • le rôle de décideur, qui prend la décision finale et valide ce qui sera publié sur la plateforme et communiqué au porteur de projet lors de la publication des résultats. Il rend une décision. 

L’une des premières tâches de l’équipe en charge du budget participatif est d’organiser la répartition des projets déposés par les habitants aux personnes et/ou services en charge de les analyser.

Avec AGUI, il est possible d’assigner des projets en masse à un ou plusieurs analystes, un superviseur et un décideur. Par exemple, les projets d’une catégorie donnée  (ex : Urbanisme) vont être assignés aux personnes référentes au sein des services.



2. Un système nativement collaboratif 

Le plus souvent, l’analyse d’un projet mobilise plusieurs personnes, notamment lorsque l’analyse technique, juridique et financière se fait concomitamment, nécessitant l’expertise de différents services.

Notre outil permet donc la multi-analyse, à partir d’un même formulaire d’évaluation. Une section de ce formulaire peut être réservée à un analyste selon son champ de compétence.

Dans la capture d’écran ci-dessous, Louise, Thibaut et Maxine sont par exemple tous les trois chargés de rendre leur avis sur le projet.




3. Chacun sait précisément ce qu’il a à faire 

Lorsqu’un analyste, un superviseur ou un décideur est assigné à un ou plusieurs projets, celui-ci reçoit une notification automatique d’assignation (idem en cas de désassignation). 

A partir du moment où un analyste a été assigné, il a accès à un espace dédié sur l’interface utilisateur où sont listées l’ensemble des propositions qui lui ont été assignées.

En cliquant sur une proposition, l’analyste/superviseur/décideur accède directement à la proposition ainsi qu’à un panel d’analyse lui permettant de remplir son questionnaire d’évaluation.



4. Contacter l’auteur d’un projet en un clic

Parce que les formulaires de dépôt d’un budget participatif sont souvent réduits à quelques champs de description d’une idée, il arrive souvent que les services en charge de l’évaluation des projets aient besoin de contacter l’auteur d’une proposition pour lui demander des précisions et/ou ajustements. 

Afin de faciliter cette prise de contact, celle-ci peut se faire directement depuis le panel d’analyse par l’analyste lui-même. Un gain de temps précieux pour l’équipe projet, qui n’a pas à aller chercher les coordonnées d’un porteur de projet dans les exports ni à faire la mise en relation.

5. Un tableau de bord digne d’un avion de chasse 

Afin d’aider l’équipe projet d’un budget participatif à piloter la phase d’analyse, nous avons créé un tableau de bord, qui vous permet de suivre les avancées du travail de chacun. Ces avancées se matérialisent par des pastilles, avec une couleur et un picto différent pour chacun. 

Des filtres (Zone, Catégorie, Analyste, Superviseur, Décideur) vous permettent de naviguer facilement au sein de ce tableau de bord, selon vos besoins.

Un outil de suivi indispensable pour organiser vos éventuelles relances et vous assurer que le travail sera effectué dans les temps impartis. 



6. Fini la corvée de la configuration 

Imaginez : l’analyse des projets a été faite. Il vous faut donc appliquer la décision pour chacun des projets par la publication d’une réponse officielle et l’attribution d’un statut (ex : soumis au vote, hors cadre, non retenu, déjà prévu…), puis déplacer les projets éligibles à l’étape de vote. C’est le moment de paniquer ou de vous dire que vous avez bien fait d’opter pour la solution de Capco. Le paramétrage des décisions (voir le point 1 du présent article) permet de tout déclencher automatiquement en un clic. La prise en compte est immédiate ou se fera en simultané sur toutes les propositions à la date que vous souhaitez. 

Une dernière chose…

Nous nous sommes associés étroitement avec nos collectivités clientes pour concevoir toutes ces améliorations, notamment dans le cadre du réseau d’échanges que nous avons initié avec elles il y a plus de 3 ans. Chacune d’entre vous, par vos partages d’expérience, vos commentaires et vos suggestions, nous a aidés à façonner cette nouvelle expérience du produit Cap Collectif. Merci !


Vous souhaitez en savoir plus sur AGUI ? Nous organisons un webinaire de démo de notre outil d’analyse le mercredi 17 juin prochain, à 11h00. Je m’inscris ! 
Vous n’êtes pas disponible à cette date ? Contactez-nous sur [email protected]

On appelle traditionnellement “budget participatif” les dispositifs qui consistent à affecter une partie du budget annuel de la collectivité à la réalisation de projets proposés et choisis par les habitants. Relativement normé, ce dispositif comprend différentes étapes : dépôt, analyse, vote et réalisation des projets lauréats.

L’analyse, réalisée par les services des collectivités, est un sujet peu abordé au sein de l’écosystème. Elle est pourtant fondamentale à la réussite d’un budget participatif à plus d’un titre. 

L’importance de l’analyse des projets (ou ce qui distingue un budget participatif d’un loto)


C’est durant la phase d’analyse que le sort des projets déposés lors de la phase de dépôt initiale est décidé : 

  • soit le projet sera soumis au vote, avec la possibilité pour le porteur de projet de faire campagne pour que son projet recueille un maximum de votes, 
  • soit le projet sera éliminé et au mieux invité à candidater à nouveau lors de l’édition suivante.

Ici se décide donc si les citoyens, et notamment les plus sceptiques sur la politique locale,  vont estimer que le budget participatif est un concours honnête où les participants sont traités équitablement ou si c’est “comme d’habitude, magouilles et compagnies dans la République des copains”. 

Le Budget participatif est un exercice réputé pour sa capacité à créer de la satisfaction chez les participants. Certes… mais puisque 60% des projets déposés en moyenne sont jugés irrecevables, la question qui se pose est de savoir comment créer de la satisfaction, pas uniquement chez les lauréats, mais aussi chez cette majorité de participants qui constituent les “recalés” du projet.

“Faire autrement” : une rupture discrète mais profonde avec les pratiques anciennes ? 


La maxime du BP est bien connue : “vous proposez, vous décidez, nous réalisons”. Silence sur “nous analysons”. Pourtant, c’est bien dans cette phase que se déroule dans l’ombre une mini-révolution des pratiques et que l’idée, chère à la participation citoyenne, du faire autrement dépasse le slogan pour devenir une réalité tangible.


Un cran plus loin dans la transparence ?


Conscientes de l’importance de l’analyse  et de la nécessité de donner des gages aux participants, certaines collectivités mènent déjà des initiatives très intéressantes : un comité de suivi est parfois constitué soit pour procéder aux côtés des services à l’analyse de la totalité des projets, soit pour trancher les cas les plus épineux pour lesquels les services n’avaient pas de position affirmée, soit pour assurer un suivi du travail des services.

D’autres collectivités réfléchissent même à rendre publics sur la plateforme, non seulement le résultat final des analyses sur les projets, mais le travail des analystes lui-même en temps réel et les résultats intermédiaires.

Confrontés au cas de figure où certains projets sont “proches” de la recevabilité, certaines collectivités prennent même l’initiative de contacter les porteurs de projet pour les inviter à modifier leur projet (avec leur accord) afin d’augmenter leur chance de passer sous les fourches caudines du règlement !

On voit bien tout l’intérêt d’éviter que le projet d’un déposant soit recalé pour ce qu’on pourrait considérer comme un détail. Il convient toutefois d’être prudent car dans un contexte – nous ne cessons de le rappeler – de grande défiance envers la politique, chaque intervention de la collectivité peut être soupçonnée de favoritisme, de rupture d’égalité entre les participants, de petits arrangements.

Pour conclure…


L’analyse est selon nous au coeur d’un budget participatif. Au-delà d’être le pivot entre la phase de dépôt et celle du vote, c’est aussi le moment de montrer toute l’intégrité du processus : respect du règlement, réponses à tous les porteurs de projet et explicitation des résultats de l’analyse…

C’est aussi l’opportunité de travailler de façon transversale au sein des collectivités, plutôt qu’en silos. 

Pour toutes ces raisons, nous sommes très heureux de pouvoir proposer à nos clients un outil d’analyse dédié à l’analyse des projets et de les accompagner dans ce travail de l’ombre. Cet outil vise à rendre ce travail le moins fastidieux possible mais aussi cohérent avec l’objectif final de modernisation de l’action publique et de restauration de la confiance entre élus et citoyens.

Angèle Lemoult, en charge du budget participatif à la Ville d’Orléans, revient pour nous sur l’importance de la phase d’analyse dans la gestion d’un budget participatif à l’échelle d’une collectivité. 

Pour commencer, pouvez-vous nous dire quelques mots sur le budget participatif d’Orléans ?

Pour la ville d’Orléans, le budget participatif est perçu comme un formidable outil de démocratie locale. Il permet aux riverains de s’impliquer dans leur quartier ou dans leur ville avec des résultats très concrets et rapides. 

Comment appréhendez vous la phase d’analyse d’un budget participatif ?

La phase d’analyse est la clé de voûte de cet exercice. Elle doit être rapide, pour gagner sur le temps de mise en œuvre, et efficace pour éviter les déconvenues. Il s’agit, pendant 40 jours, de mobiliser de nombreuses directions (espaces verts, patrimoine, transports, développement durable…), sur des projets parfois très insolites et qui ne seront pas forcément retenus, ces études s’ajoutant à leur charge de travail habituelle.

Notre objectif est toujours de pouvoir proposer au vote le plus grand nombre possible de projets déposés. Pour cela, de nombreux échanges sont nécessaires entre notre service, les citoyens et les directions métier pour préciser les propositions et les rendre « réalisables ». Par ailleurs, la plupart des projets nécessite l’expertise de plusieurs services en parallèle.

Concrètement, comment se passait le pilotage de la phase d’analyse jusqu’à présent ?

Pour les 2 premières éditions de notre budget participatif, les projets étaient tout d’abord transmis aux experts identifiés par email. Leurs conclusions étaient ensuite saisies par les techniciens dans un tableau Excel partagé, puis reformulées par notre service avant d’être publiées sur la plateforme. La simplification et les nouvelles fonctionnalités proposées par l’outil d’analyse de Cap Collectif : (ré)attribution de projets, partage de l’analyse par plusieurs personnes, actions en masse… sont pour nous une réelle avancée qui nous permet de gérer toutes les étapes du budget participatif dans un seul outil. C’est d’autant plus important que nous avons l’ambition d’augmenter le nombre de participants lors des prochaines éditions !

Merci à tous les participants avec qui nous avons pu échanger lors de notre webinaire “Remobiliser ses collaborateurs par l’intelligence collective, mode d’emploi” du 27 mai dernier. 

Nous avons souhaité proposer ce webinar autour de la question de ce que peut apporter l’intelligence collective à la nécessaire re-mobilisation du collectif au sein des organisations. Nous pensons en effet que nous tenons avec les démarches de consultation la voie la plus efficace pour organiser une sortie de crise. 

Apporter des réponses avec le souci de vos collaborateurs


Dans ce contexte post-Covid, que nous pouvons qualifier de “grande inconnue”, les incertitudes sont nombreuses et celles liées à l’interne ne sont certainement pas à négliger. 

Les pièges à éviter sont nombreux et les premiers éléments que nous listons ci dessous sont loin de constituer une liste exhaustive : 

  • Prendre en compte la disparité des ressentis parmi les collaborateurs, et notamment ceux qui sont particulièrement angoissés ou marqués par la période, avant de définir le ton et le fond de vos messages de mobilisation, 
  • Traiter le plus rapidement possible la crainte d’un retour en arrière suite à la crise sur les nouvelles formes de management et d’organisations qui ont pu être déployées, 
  • Rassurer sur le sens de la mission collective pour évacuer la tendance de fond qui a pu être observée à une dépréciation de certaines fonctions par rapport à d’autres, 
  • Prendre en compte l’écart de ressenti entre les collaborateurs qui ont continué de travailler et les autres et qui peuvent créer des failles de compréhension si l’on pose les mêmes questions à tous. 

Que l’on parle de retour au travail, d’adaptation aux règles de sécurité ou de relance face à la crise, les réponses qui seront apportées seront très attendues et seront considérées comme la démonstration ou non du souci que vous apportez à vos collaborateurs

C’est pour être en mesure de s’éloigner de ces écueils et de faire émerger les meilleures solutions que l’intelligence collective semble pertinente à mobiliser dans cet environnement si incertain. 


Organiser une consultation de ses collaborateurs autour d’un exercice de participation, c’est l’occasion de créer les conditions d’une véritable transition et les bases d’une dynamique de mobilisation qui puisse être entendue et suivi d’effets. 

L’organisation d’un canal d’expression direct et rapide permet d’avoir un meilleur aperçu de la réalité, d’identifier et prendre en compte les lignes de fractures et expurger les sujets à l’occasion de cette phase d’écoute au lieu de les enterrer avec le risque qu’ils rejaillissent plus tard. 

Une démarche en 3 semaines pour répondre à vos enjeux du moment


Pour répondre à ces enjeux, nous avons conçu une démarche flash, en mesure d’être déployée à très court terme via une plateforme de consultation en mesure de permettre une participation large de tous vos collaborateurs. 

4 scénarios peuvent y être développés pour répondre à vos besoins du moment : 

  • l’évaluation de votre gestion de crise
  • l’analyse de vos forces et faiblesses
  • le point sur votre nouvelle organisation
  • l’ouverture d’un débat sur les évolutions et adaptations possibles

Une proposition qui s’inscrit dans le cadre d’une offre que nous avons détaillé dans cet article et qui s’articule autour de la mise à disposition de notre plateforme gratuitement pour le temps de la démarche. 

Pour approfondir ensemble ces sujets, 2 solutions :

1. Inscrivez vous aux prochaines sessions de ce webinar : je m’inscris

  • Mercredi 10 juin
  • Mercredi 24 juin
  • Mercredi 8 juillet

2. Contactez-nous pour en parler : [email protected]